Системи за управление на документи
/ DMS софтуер

Търсите софтуер за управление на документи (DMS система)? Основната цел при въвеждането на DMS е структурираната организация на данните, за да се гарантира, че информацията и файловете могат да бъдат намерени бързо и целенасочено. Тук идва searchIT!

Трудности при нововъведения

На практика процесът на преструктуриране на информацията и информационните потоци отнема много време и е свързан с множество пречки. Въвеждането на нови технологии често се проваля поради висока степен на сложност и ниско ниво на приемственост от страна на служителите, които са свикнали с установените методи и процеси на съхранение през годините (например използването на файлови сървъри). Лесният за използване и гъвкав DMS софтуер searchIT предлага бързо решение на тези проблеми.

Неочаквани разходи

Дългите процеси на преобразуване водят до високи косвени разходи. Често задължителната обработка на метаданни, като например разпределяне на ключови думи или категоризиране с помощта на тагове, отнема много време от работния ден. С searchIT Вие не само намалявате косвените разходите за подобни операции, но и тези при закупуване на DMS система.

searchIT - Това е решението

За да се реши проблемът с бързото и целенасочено намиране на документи и файлове, са разработени по-ефективни технологии отколкото използването на обикновени DMS системи. Например, използвайки вътрешни корпоративни търсачки. Подобно на търсачките в Интернет, searchIT дава възможност на компаниите да търсят в големи количества вътрешни документи и информация.

Нашето решение

 

R
Управление на документи от ново поколение

Без значение е къде се съхраняват файловете и информацията и коя система за класификация е използвана. Милиони документи могат да бъдат претърсени за части от секундата.

R
DMS СОФТУЕР ПРИЕМА МНОГО ИЗТОЧНИЦИ НА ДАННИ

Допълнително предимство на търсачката е, че много различни източници могат да бъдат индексирани и търсени. Независимо дали става въпрос за файлов сървър, база данни, имейл сървър или друга информационна система, searchIT може да индексира почти всеки източник на информация.

R
НЕХОМОГЕННИ ИЗТОЧНИЦИ НЕ СА ПРЕЧКА

За разлика от системите за управление на документи, търсачката не принуждава Вашите служители да запазват информацията според фиксирана и ограничаваща схема. Като усъвършенстван софтуер за управление на документи, searchIT извлича информация и метаданни от нееднородни източници на информация и след това дава възможност за структурираното ѝ намиране. Това е Управление на документи от ново поколение. 

Многобройни функции

Филтриране по ключови думи

За да намерите точните документи в обширни колекции от файлове, в софтуера за управление на документи са налични различни филтърни технологии. Ключовите думи могат да се комбинират или изключват с помощта на филтрите И, ИЛИ и НЕ.

DMS система с разширени филтри

Системата предлага още голяма гама усъвършенствани филтри за търсене въз основа на типа файл, размера, датата, автора или географските координати. Чрез свързване на отделни бази данни на синоними, например, в хода на търсенето номерата на артикулите могат да бъдат преобразувани в имена на продукти и обратно.

Усъвършенстван DMS софтуер

В допълнение, AI алгоритмите позволяват извличането на теми и автоматичното класифициране на документите – което прави търсенето и намирането на информация още по-лесно. Използването на изкуствен интелект помага при разпознаване на фактури, оферти или имейли с оплаквания.

Структура и трансформация на данни

Улеснено структуриране

За разлика от системите за управление на документи, searchIT все още владее така наречената трансформация на структура и данни. Например – неструктурирана структура на папки на файлов сървър може да бъде преобразувана в структурирана такава и файловете могат да бъдат прекласифицирани с помощта на извлечените критерии.

Автоматизация на високо ниво

След това се създават нови папки в зависимост от критерия за класификация и според това даннитете биват структурирани. Ако новата структура трябва да съществува паралелно на старата, могат да се използват файлови връзки (Shortcuts), което спестява дублиране на данните.

 

Вашите предимства на класификация с DMS

В допълнение към автоматично извлечените метаданни като автор, дата, тип файл и т.н., класификациите, базирани на ключови думи, също могат да се използват като критерии за класификация. С допълнителното използване на AI алгоритми, съдържанието на документ може автоматично да бъде категоризирано и темите да бъдат извлечени. Случаите на употреба за такава функционалност с изкуствен интелект включват например извличане на имейли с жалби или автоматично съхранение на извлечени фактури по години.

Контакт

 

Ние предлагаме цялостна услуга и корпоративна търсачка от висок клас. Свържете се с нас.

 

15 + 7 =