searchit – Eine Search Engine als effiziente Alternative zur Outlook-Suche

Die Outlook-Suche ist relativ einfach gestrickt, ein umfangreiches Postfach, große Archive, ein neues Windows-Update – die Gründe für Fehlfunktionen sind vielfältig. Manchmal gelingt es, das Problem mit der E-Mail-Suche durch einen Outlook-Neustart zu beheben. Software-Updates helfen, wenn ein vorheriges Update das Problem dafür war, dass Outlook nichts oder nicht alle Mails, Ordner, Kontakte, etc. findet. Gelegentlich ist eine Neuindizierung aller Mails nötig. Je nachdem, wie lange und gut man schon im Geschäft ist, kann die Indizierung eine ganze Menge Zeit in Anspruch nehmen. Mehr Zeit, als man zur Verfügung hat, wenn der neue Kollege dringend auf diese Kostenschätzung wartet. Jetzt. Sofort.

Abgesehen von der durch Update-Bugs außer Kraft gesetzten Funktionsfähigkeit der E-Mail Suche in Outlook, haben viele Nutzer auch ein Problem mit der Effizienz der programmeigenen Suchfunktion. Zu langsam, die Filtermöglichkeiten sind unzureichend, die zurückgegebenen Treffer oft zu hoch, um das Gesuchte auch wirklich rasch zu finden. Selbst Outlook reagiert auf eine zu hohe Trefferquote oft mit der Meldung, dass zu viele Ergebnisse für die Anzeige gefunden wurden.

Was kann man also tun? Nun, Sie können stoisch darauf hoffen, dass Microsoft irgendwann in der Zukunft eine einigermaßen zufriedenstellende Schnellsuche für Outlook mit ins Paket packt. Oder Sie machen, was auch wir getan haben und setzen auf die KI-Stärken einer externen Suchmaschine. Ok, Sie müssen natürlich nicht genau das tun, was wir getan haben. Mit searchit, der intelligenten Suchmaschine für Unternehmen, haben wir Ihnen die Entwicklungsarbeit bereits abgenommen. Alles, was für Sie zu tun bleibt, ist zu entscheiden, in welchem Funktionsumfang Sie searchit einsetzen und wo es läuft: auf Ihren eigenen Servern oder auf einer eigenen virtuellen Maschine in der Cloud.

searchit indiziert die Daten Ihrer diversen Unternehmensdatenquellen, vom Filesystem über Websites, Collaboration Plattformen wie Sharepoint und vielen mehr bis eben hin zu E-Mail-Anwendungen wie Outlook (Exchange Server) oder aus anderen Quellen (z.B.: fremde Postfächer und wenn die Berechtigung es zulässt, auch aus Dokument-Management-Systemen). Neue und geänderte Inhalte holt searchit in regelmäßigen Abständen nach. Sie geben Ihren Suchbegriff ein, und die Volltextsuche von searchit liefert Ihnen die passenden Ergebnisse aus allen Quellen in einer Liste. Mittels der grafischen und Textfilter lässt sich Ihre Suchanfrage weiter präzisieren. Egal ob vom PC im Büro aus oder am Smartphone und Tablet von unterwegs – Finden war niemals einfacher. Durch das flexible Berechtigungssystem bleiben Sicherheit und Datenschutz gewährleistet – jeder Mitarbeiter im Unternehmen findet nur das, was er auch finden darf. Sie brauchen also keine Sorge haben, dass die Vertraulichkeit Ihrer E-Mails kompromittiert werden könnte. Outlook-Suche war gestern, die Zukunft gehört searchit.

Für Postfächer heißt das heute: searchit liest E-Mails samt Anhängen, Termine und Kontakte aus Exchange und Exchange Online, dazu Outlook-Archivdateien. Anhänge werden gelesen wie jede andere Datei, auch als Scan, und ein Klick öffnet die Mail unter Windows in Outlook. Gefiltert wird nach den Rechten der Quelle.

Auch die Mails auf Ihrem eigenen Rechner lassen sich aufnehmen: Postfächer verbinden Sie im Browser – mit Voreinstellungen für GMX, web.de, T-Online und Gmail oder mit jedem anderen IMAP-Postfach –, dazu Thunderbird, Outlook classic, Apple Mail sowie PST- und MBOX-Archive. Anhänge werden mit durchsucht, und der searchit AI Agent beantwortet Ihre Fragen aus diesen Mails mit Beleg.

Was für die Mailsuche gilt, gilt für jede Ablage: Eine Suche über alle Quellen erspart den Weg durch jede einzelne. Wie searchit Postfächer, Dateien und interne Systeme zum Gedächtnis Ihrer KI macht, mit den Rechten jedes Nutzers, zeigt searchit-agent.ai.

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