Enterprise Search statt DMS-Software:
Wie KMU bei der Dokumentenverwaltung neue Wege gehen können

Warum viele KMU jetzt auf smarte Suchlösungen statt auf klassische DMS Software setzen

Die Realität in vielen kleinen und mittleren Unternehmen ist geprägt von pragmatischen Lösungen: Angebote in Word, Verträge als PDF auf dem Server, Belege per Mailanhang – und der Überblick? Der geht im Arbeitsalltag oft verloren. Dabei ist strukturiertes Dokumentenmanagement kein „Nice to have“ mehr, sondern Voraussetzung für Effizienz, Rechtssicherheit und Skalierbarkeit. Gleichzeitig scheitern viele Digitalisierungsprojekte gerade in kleinen Unternehmen an einer einfachen Frage: Wer soll das alles umsetzen – und bezahlen? „Kleine Unternehmen stehen unter ständigem Druck, mit begrenzten Ressourcen möglichst reibungslos zu arbeiten“, schildert Christoph Wendl, Geschäftsführer der Iphos IT Solutions GmbH, das Problem. „Große DMS-Lösungen versprechen zwar Ordnung, sind aber häufig zu schwergewichtig, zu teuer und schlicht nicht auf die Realität in kleineren Teams ausgelegt.“

Herkömmliche DMS-Systeme: Komplexität, Schulungsaufwand, hohe Einstiegshürden

Viele klassische DMS-Produkte bringen Funktionen wie Rechteverwaltung, Workflows, Versionshistorien, Aktenzeichenmanagement mit. Für Großkonzerne mag das sinnvoll sein. „Aber für ein kleines Architekturbüro oder eine Agentur mit 25 Mitarbeitenden sind diese Systeme schlicht zu viel des Guten“, erklärt der Experte für B2B-Software. „Hier braucht es keine Enterprise-Suite, sondern eine Lösung, die sich ohne IT-Abteilung einsetzen lässt – und die Mitarbeitenden nicht durch ein neues System überfordert“, so der Entwickler von searchit, einer unternehmensinternen Suchmaschine für Betriebe jeder Größe. Tatsächlich bleiben viele DMS-Einführungen in KMU wegen zu geringer Akzeptanz auf halbem Weg stecken – oder werden nach kurzer Zeit wieder eingestellt.

Suchen statt sortieren: Wie KMU schnell Ordnung schaffen

Statt jedes Dokument in eine komplexe Ordnerstruktur zu zwängen, setzen moderne Enterprise Software Lösungen auf intelligente Volltextsuche. Bei Enterprise Software handelt es sich um unternehmensinterne Suchmaschinen – die ähnlich wie Google das Internet – die unternehmensinternen Datenquellen wie Festplatten, E-Mails, Cloud-Speicher oder Datenbanken gleichzeitig und in Sekundenschnelle durchsuchbar machen. Ob Word-Datei, PDF, E-Mail oder gescannter Vertrag – searchit findet relevante Informationen anhand von Dateimerkmalen und Dateiinhalten – auch aus alten Ablagen. „Viele unserer Kunden berichten, dass sie nach dem Umstieg auf unsere Suchlösung enorm viel Zeit im Alltag sparen – ohne etwas an ihrer bestehenden IT ändern zu müssen“, sagt Christoph Wendl. Zudem müssen Mitarbeiter nicht in vorgegebe Strukturen speichern oder Regeln wie etwa eine Beschlagwortung was in vielen Dokumentmanagement-Systemen (DMS) Pflicht ist befolgen – eine interne Suchmaschine macht Dateien durchsuchbar – egal wo und wie diese gespeichert sind.