PST-Dokumente spielen eine entscheidende Rolle bei der Speicherung von Informationen und im Dokumentenmanagement zahlreicher Unternehmen. Das Suchen nach spezifischen Informationen stellt jedoch oft eine Herausforderung dar: Standardmäßig beschränkt sich das Outlook-Suchtool lediglich auf das aktuelle Postfach – Informationen aus weiteren Postfächern oder Archiven im PST-Dateiformat werden nicht berücksichtigt. Erfahren Sie hier, wie Sie mit searchit schnell & gezielt nach Zahlen oder Schlüsselbegriffen in jeder Microsoft Outlook-Datei suchen.
Effizientes Durchsuchen von PST-Dateien
Übersichtliche & schnelle Suche in archivierten E-Mail-Konversationen und anderen Outlook-Dateien dank searchit
Was ist eine PST-Datei?
PST-Dateien (Personal Storage Table) sind Datendateien in Microsoft Outlook, in denen E-Mails, Aufgaben, Kontakte, Kalender und andere Elemente gespeichert werden. Die E-Mail Clients Microsoft Outlook und Exchange stellen PST-Dateien als Container zur Sicherung bereit, damit Sie auch ohne Internetverbindung zuvor synchronisierte und heruntergeladene Informationen einsehen können.
Im Umgang mit PST-Dateien ergeben sich jedoch oft Suchprobleme: Der Windows Explorer kann PST-Archive nicht nach Inhalten durchsuchen und die Outlook-Suchfunktion liefert unvollständige Ergebnisse. An dieser Stelle kann Enterprise Search eingesetzt werden, damit Sie ihre Postfächer von alten Informationen bereinigen können und trotzdem in Sekundenschnelle auf jede Datei in PST-Archiven zugreifen können.
Die unternehmensinterne Suchmaschine searchit ist mit hunderten Konnektoren ausgestattet, die nicht nur die Suche in Outlook-Archiven, sondern darüber hinaus auch in Exchange-Servern und Microsoft Office 365 unterstützt. Erfahren Sie mehr zu allen Suchquellen in searchit.
Wie helfen PST-Dateien beim Verwalten von Outlook-Daten?
PST-Dateien spielen eine entscheidende Rolle, wenn es darum geht Outlook-Daten zu verwalten und effizient zu durchsuchen. Sie ermöglichen es, E-Mails, Kalendereinträge, Kontakte und andere Outlook-Daten in einem zentralen PST-Archiv zu speichern, wodurch sie leichter wiederauffindbar sind und langfristig gesichert werden können. PST-Dateien bieten Ihnen daher eine Vielzahl an Vorteilen im Datenmanagement:
- Anlegen von Sicherheitskopien: Setzen Sie PST-Dateien ein, um Sicherheitskopien Ihrer Outlook-Daten anzulegen und sie so vor Verlust zu schützen.
- Freigabe von Speicherplatz im Onlinepostfach: Speichern Sie ältere oder unwichtige Element offline als PST-Dateien, um Ihr Onlinepostfach zu entlasten oder ganz zu leeren.
- Datenmanagement durch automatische Archivierung: Die automatische Archivierung ermöglicht das Abspeichern von Elementen in z.B. privaten oder geschäftlichen Mail-Archiven. Setzen Sie diese Funktion ein, um Ihre Outlook-Daten strukturiert und übersichtlich zu verwalten.
- Synchronisation zwischen Installationen: Durch die Speicherung als PST-Dateien, können Sie alle Elemente verlässlich und einfach zwischen verschiedenen Outlook-Installationen übertragen.
Wieso kann ich ein Archiv im PST-Format nicht durchsuchen?
Volle Postfächer und zugehörige Ordner können durch die Erstellung von Archiven im PST-Format leicht unter Kontrolle gebracht werden. Jedoch können PST-Archive nicht mehr so einfach nach den abgelegten Informationen durchsucht werden. Grund dafür ist, dass PST-Archive ein proprietäres Format von Microsoft Outlook sind. Sie benötigent entweder Microsoft Outlook oder spezielle Software von Drittanbietern, die das Öffnen und Durchsuchen von PST-Dateien ermöglichen.
Enterprise Search bringt Sie weiter
Effizientes Durchsuchen von PDFs mit searchit
Wie kann ich eine PST-Datei ohne Outlook durchsuchen?
Wie werden PST-Dateien in searchit durchsucht?
Wie unterscheidet sich das Suchen mit Enterprise Search Software von der Outlook Suche?
Wie kann ich eine PST-Datei ohne Outlook öffnen?
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Mit Enterprise Search fast alles durchsuchen
Unsere Enterprise Search Software lässt Sie dank vieler Konnektoren nahezu alle Quellen durchsuchen. searchit crawlt Mails, Kontakte und selbst Anhänge samt Scans vollautomatisch inklusive Texterkennung. Die Einbindung dieser zusätzlichen Suchquellen macht die Suche noch effizienter.
Dank OCR selbst PDF und textbasierte Bilder durchsuchen
Durch den Einsatz des verfügbaren OCR Plugins werden auch Texte in Bildern und bildhaften PDF-Dateien durchsuchbar. Das Plugin erkennt alle Texte in den Dateien und speichert den erkannten Text markier- und kopierbar ab. So können zum Beispiel auch Scans durchsucht werden.
Automatische Erkennung von Themen und Tagging
Die intelligente Themenerkennung extrahiert Schlagwörter aus PST-Dateien und gruppiert sie in automatisch generierten Tags. Der Nutzer erhält zudem die Möglichkeit eigene Tags festzulegen, was weitere Vorteile für das Dokumentenmanagement und die effiziente Suche in Outlook-Archiven bedeutet.
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