PST-Dateien und Outlook Archive gezielt & effizient mit Enterprise Search durchsuchen

Durchsuchen Sie Millionen an archivierten Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine gleichzeitig und innerhalb von Sekunden: Die Enterprise Search Lösung searchit macht es möglich!

PST-Dokumente spielen eine entscheidende Rolle bei der Speicherung von Informationen und im Dokumentenmanagement zahlreicher Unternehmen. Das Suchen nach spezifischen Informationen stellt jedoch oft eine Herausforderung dar: Standardmäßig beschränkt sich das Outlook-Suchtool lediglich auf das aktuelle Postfach – Informationen aus weiteren Postfächern oder Archiven im PST-Dateiformat werden nicht berücksichtigt. Erfahren Sie hier, wie Sie mit searchit schnell & gezielt nach Zahlen oder Schlüsselbegriffen in jeder Microsoft Outlook-Datei suchen.

Effizientes Durchsuchen von PST-Dateien

Übersichtliche & schnelle Suche in archivierten E-Mail-Konversationen und anderen Outlook-Dateien dank searchit

Was ist eine PST-Datei?

Welchen Nutzen haben PST-Dateien?

Wie kann ich Dateien automatisch im PST-Format archivieren?

Wo wird meine PST-Datei abgespeichert?

Wie kann ich eine PST-Datei ohne Outlook öffnen?

Wie werden PST-Dateien in searchit durchsucht?

Wie unterscheidet sich das Suchen mit Enterprise Search Software von der Outlook Suche?

 

Was ist eine PST-Datei?

PST-Dateien (Personal Storage Table) sind Datendateien in Microsoft Outlook, in denen E-Mails, Kontakte, Kalender und andere Elemente gespeichert werden. Die E-Mail Clients Microsoft Outlook und Exchange stellen PST-Dateien als Container zur Archivierung und Sicherung bereit, auf die Sie auch ohne Internetverbindung auf zuvor heruntergeladene und synchronisierte Aufgaben, Kalenderinformationen und E-Mail-Nachrichten zugreifen können.

Nicht jedes Outlook-Konto speichert Informationen in Form von PST-Dateien ab:

  • POP- und POP3-Konten (Post Office Protocol): Informationen werden standardmäßig in Outlook-Datendateien im PST-Format lokal auf dem Gerät abgespeichert.
  • IMAP-, Outlook 365-, Exchange- oder Outlook.com-Konten: Hier werden Protokolle eingesetzt, bei denen originale Mail- und andere Outlook-Daten auf dem Mailserver verbleiben. Die Outlook-Office-Dateien, sogenannte OST-Dateien, werden dabei auf dem Computer zwischengespeichert. Wie lange OST-Dateien gespeichert werden, hängt von der Größe des Datenträgers ab. In den meisten Fällen werden E-Mails für 12 Monate gespeichert.

 

Die Enterprise Search Lösung searchit ist mit hunderten Konnektoren ausgestattet, die nicht nur die Suche in Outlook-Archiven im PST-Format, sondern darüber hinaus auch in Exchange-Servern und Microsoft Office 365 unterstützt. Erfahren Sie mehr zu allen Suchquellen in searchit.

Welchen Nutzen haben PST-Dateien?

Während die Datenspeicherung als OST-Dateien im Onlinepostfach Einschränkungen aufweist, erlaubt die Archivierung mittels PST-Dateien eine längerfristige Sicherung. Durch die Speicherung von E-Mails, Kalendereinträgen, Kontakten und anderen Outlook-Daten können Archive angelegt werden oder Informationen zwischen verschiedenen Outlook-Installationen übertragen werden.

Die vier wichtigsten Nutzen von PST-Dateien:

  • Anlegen von Sicherheitskopien: Setzen Sie PST-Dateien ein, um Sicherheitskopien Ihrer Outlook-Daten anzulegen und sie so vor Verlust zu schützen.
  • Freigabe von Speicherplatz im Onlinepostfach: Speichern Sie ältere oder unwichtige Element offline als PST-Dateien, um Ihr Onlinepostfach zu entlasten oder ganz zu leeren.
  • Datenmanagement durch automatische Archivierung: Die automatische Archivierung ermöglicht das Abspeichern von Elementen in z.B. privaten oder geschäftlichen Mail-Archiven. Setzen Sie diese Funktion ein, um Ihre Outlook-Daten strukturiert und übersichtlich zu verwalten.
  • Synchronisation zwischen Installationen: Durch die Speicherung als PST-Dateien, können Sie alle Elemente verlässlich und einfach zwischen verschiedenen Outlook-Installationen übertragen.

Wie kann ich Dateien automatisch im PST-Format archivieren?

Der  Outlook-Posteingang kann schnell Unmengen an E-Mails anhäufen. Sie können Ihr Postfach und zugehörige Ordner leicht unter Kontrolle bringen, indem Sie ältere Elemente in ein Archiv und damit in eine separate PST-Datei verschieben. Die Funktion AutoArchivierung erledigt das sogar für Sie für einen besseren Überblick über wichtige Nachrichten.

So stellen Sie die AutoArchivierung ein:

  1. Wählen Sie Datei > Optionen > Erweitert aus.
  2. Über AutoArchivierung gelangen Sie auf Einstellungen für AutoArchivierung.
  3. Klicken Sie in das Kontrollkästchen AutoArchivierung alle n Tage. Hier können Sie festlegen, in welchen Abständen die AutoArchivierung ausgeführt werden soll.
  4. Sie haben nun die Möglichkeit weitere Optionen festlegen, beispielsweise dass alte Elemente gelöscht und nicht archiviert werden sollen.

Noch mehr Informationen zu den AutoArchivierungseinstellungen finden Sie im Handbuch von Microsoft Support.

Wo wird meine PST-Datei abgespeichert?

 
Zum standardmäßigen Speicherort der Anwendungen Outlook 2016, Outlook 2013 und Outlook 2010 gelangen Sie über den folgenden Pfad:
 
Laufwerk:>Benutzer>Benutzer>Dokumente>Outlook-Dateien>archive.pst
 
 Sie können PST-Dateien auch direkt in Outlook finden. Gehen Sie dazu auf „Datei“, wählen unter „Kontoeinstellungen“ die Option „Kontoeinstellungen“ und suchen den Speicherort der betreffenden Outlook-Datei, indem sie auf „Datenspeicherort öffnen“ klicken.

Enterprise Search bringt Sie weiter

Effizientes Durchsuchen von PDFs mit searchit

Wie kann ich eine PST-Datei ohne Outlook öffnen?

Mit searchit gelangen Sie schneller zur gesuchten PST-Datei: Einfach den Schlüsselbegriff ins Suchfeld eingeben und alle relevanten Ergebnisse des gesamten File- und Mailservers erhalten. Mit nur einen Klick auf das gewünschte Dokument wird der vollständige Dateipfad in die Zwischenablage kopiert – ohne lange Ladezeiten oder manuelle Suche.
 
 
 
 

 

Wie werden PST-Dateien in searchit durchsucht?

 
PST-Dateien und Outlook-Archive können in searchit dank spezieller Parser mittels Volltextsuche durchsucht werden. Bei der periodischen Indexierung von PST-Dateien erkennt searchit, ob neue Sicherungen hinzugekommen sind oder Daten verändert wurden. Gleichzeitig werden Metadaten erfasst, die eine Suche nach z. B.  Autoren, Erstellungsdatum und Änderungsdatum ermöglichen. Nutzer sind in der Lage, über das zentrale Enterprise Search-Interface in allen Outlook-Archiven zu suchen, für die sie eine Berechtigung haben: Die Nachverfolgung von langen E-Mail-Konversationen, Suche in archivierten Kalendereinträgen und Aufgaben wird so übersichtlich und intuitiv.

 

Wie unterscheidet sich das Suchen mit Enterprise Search Software von der Outlook Suche?

Die Durchsuchung von PST-Dateien mit der Enterprise Search Software searchit bietet umfassendere Funktionen als Microsoft Outlook. Enterprise Search ermöglicht eine systemübergreifende Suche in großen Datenmengen, während Outlook auf die lokale Suche im aktuellen Postfach beschränkt ist. Zudem bietet die Software erweiterte Filtermöglichkeiten, um relevante Ergebnisse effizient zu anzuzeigen.

Wie kann ich eine PST-Datei ohne Outlook öffnen?

Mit searchit gelangen Sie schneller zur gesuchten PST-Datei: Einfach den Schlüsselbegriff ins Suchfeld eingeben und alle relevanten Ergebnisse des gesamten File- und Mailservers erhalten. Mit nur einen Klick auf das gewünschte Dokument wird der vollständige Dateipfad in die Zwischenablage kopiert – ohne lange Ladezeiten oder manuelle Suche.
 
 
 
 

 

Wie werden PST-Dateien in searchit durchsucht?

PST-Dateien und Outlook-Archive können in searchit dank spezieller Parser mittels Volltextsuche durchsucht werden. Bei der periodischen Indexierung von PST-Dateien erkennt searchit, ob neue Sicherungen hinzugekommen sind oder Daten verändert wurden. Gleichzeitig werden Metadaten erfasst, die eine Suche nach z. B.  Autoren, Erstellungsdatum und Änderungsdatum ermöglichen. Nutzer sind in der Lage, über das zentrale Enterprise Search-Interface in allen Outlook-Archiven zu suchen, für die sie eine Berechtigung haben: Die Nachverfolgung von langen E-Mail-Konversationen, Suche in archivierten Kalendereinträgen und Aufgaben wird so übersichtlich und intuitiv.

Wie unterscheidet sich das Suchen mit Enterprise Search Software von der Outlook Suche?

Die Durchsuchung von PST-Dateien mit der Enterprise Search Software searchit bietet umfassendere Funktionen als Microsoft Outlook. Enterprise Search ermöglicht eine systemübergreifende Suche in großen Datenmengen, während Outlook auf die lokale Suche im aktuellen Postfach beschränkt ist. Zudem bietet die Software erweiterte Filtermöglichkeiten, um relevante Ergebnisse effizient zu anzuzeigen.

Mit Enterprise Search fast alles durchsuchen

Unsere Enterprise Search Software lässt Sie dank vieler Konnektoren nahezu alle Quellen durchsuchen. searchit crawlt Mails, Kontakte und selbst Anhänge samt Scans vollautomatisch inklusive Texterkennung. Die Einbindung dieser zusätzlichen Suchquellen macht die Suche noch effizienter.

Dank OCR selbst PDF und textbasierte Bilder durchsuchen

Durch den Einsatz des verfügbaren OCR Plugins werden auch Texte in Bildern und bildhaften PDF-Dateien durchsuchbar. Das Plugin erkennt alle Texte in den Dateien und speichert den erkannten Text markier- und kopierbar ab. So können zum Beispiel auch Scans durchsucht werden.

Automatische Erkennung von Themen und Tagging

Die intelligente Themenerkennung extrahiert Schlagwörter aus PST-Dateien und gruppiert sie in automatisch generierten Tags. Der Nutzer erhält zudem die Möglichkeit eigene Tags festzulegen, was weitere Vorteile für das Dokumentenmanagement und die effiziente Suche in Outlook-Archiven bedeutet.

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