Beinahe jeder Büromitarbeiter kommt tagtäglich mit den Microsoft Office-Programmen in Kontakt. In den folgenden FAQs finden Sie Antworten auf häufig gestellte Fragen zur effizienten Suche in Word, Excel & Co. Finden Sie außerdem heraus, wie die unternehmensinterne Suchmaschine searchit die Microsoft Office-Suite bzw., Microsoft 365 ergänzt und welche Vorteile sie gegenüber der Suche in SharePoint bietet.
Word, Excel, Teams und weitere MS Office-Programme durchsuchen
Finden Sie Schlüsselbegriffe in Microsoft Office-Dateien – nicht nur in SharePoint, sondern in allen Datenquellen Ihres Unternehmens
Microsoft Office oder Microsoft 365: Was ist besser zur Zusammenarbeit geeignet?
Microsoft Office bezeichnet die traditionelle Office-Suite, die lokal auf einem Computer installiert wird. Es umfasst Programme wie Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Access, Publisher und weitere. Alle Dateien werden dabei auf lokalen Servern oder direkt am PC gespeichert. Um Dokumente gemeinsam bearbeiten zu können, müssen diese per E-Mail oder auf einem gemeinsamen Netzlaufwerk geteilt werden.
Kann ich Office-Anwendungen durchsuchen, ohne sie zu öffnen?
Bei der Verwendung von der Microsoft Office-Suite können Dateien nicht nach Inhalten durchsucht werden, ohne sie zu öffnen.
Microsoft 365 hat die Suchfunktion „Microsoft Search“ in jeder App implementiert. Standardmäßig werden hier kürzlich verwendete Befehle und Dateien angezeigt, die in der aktuellen App ausgeführt werden können. Um auf ältere Inhalte zuzugreifen, gibt es meistens die Option „Weitere Ergebnisse anzeigen“. Die Microsoft Search-Funktion eines Dienstes ist üblicherweise nicht in der Lage, eine inhaltliche Suche in nicht-geöffneten Dateien durchzuführen, oder Dateien eines anderen Dateityps, als der aktuellen App, anzuzeigen. Ausnahmen sind SharePoint und Microsoft365, die eine Suche nach den Dateinamen aller in der Cloud gespeicherten Dateien erlaubt.
Wie kann ich MS Teams und den Teams Chat durchsuchen?
Um Microsoft Teams und den Teams Chat zu durchsuchen, können Sie die Suchleiste oben in der Applikation oder Webansicht aufrufen. Bei Eingabe des Suchbegriffs, zeigt Teams relevante Unterhaltungen, Kanäle, Dateien, Kontakte und mehr an. Zusätzlich können Sie die Suche in der Teams-Anwendung verwenden, um bestimmte Chatverläufe zu finden. Die Suche ist cloudbasiert und ermöglicht einen schnellen Zugriff auf relevante Informationen in Teams.
Wie kann ich effizient mehrere Excel-Dateien durchsuchen?
Es ist nicht möglich, mit der Suchfunktion in Excel gleichzeitig die Inhalte mehrerer .xlsx-Dateien zu durchsuchen. Um mehrere Excel-Dateien zu durchsuchen, müssen Sie jede Datei öffnen und die Suchfunktion separat aufrufen. Eine Alternative ist die eigenständige Erstellung und Installation von Makros, beispielsweise im VBA-Editor, mit dem Excel-Dateien in einem spezifischen Verzeichnis auf eigens festgelegte Suchkriterien durchsucht werden können.
Um ohne langwierige Vorbereitungen in mehreren Excel-Dateien suchen zu können, empfiehlt sich der Einsatz von Enterprise Search Software. Dies ermöglicht die gleichzeitige Suche in mehreren Dateien eines bestimmten Formats mit nur wenigen Klicks – sogar über unterschiedliche Speicherorte hinweg.
Enterprise Search bringt Sie weiter
Umfangreicher als die Suche in SharePoint: Durchsuchen Sie jedes MS Office-Programm und Microsoft 365-App mit searchit
Wie funktioniert die Volltextsuche in searchit?
Mit Eingabe eines Suchbegriffs in die Oberfläche von searchit durchsuchen Sie gleichzeitig alle indizierten Dateien in den angeschlossenen Datenquellen. Dank der umfangreichen Konnektoren können Sie in lokalen Netzlaufwerken und Servern wie auch in SharePoint, Teams, OneDrive, Outlook sowie anderen Mail-Servern und Cloud-Plattformen simultan suchen. Als Enterprise Search Software, indiziert searchit alle Microsoft Office-Dateien samt ihrer Inhalte. User profitieren von einer Volltextsuche, die Dateiinhalte jedes Dateityps und sogar früherer Versionen berücksichtigt. Der Zugriff auf Dateien in einer quasi unbegrenzten Speichergröße geht somit intuitiv und in Sekundenschnelle von der Hand.
Wie kann ich den Versionsverlauf von Word, Excel, etc. in searchit durchsuchen?
Im Zuge der regelmäßigen Indizierung aller Dateien in den angeschlossenen Quellen erkennt die Enterprise Search searchit, welche Dateien verändert oder neu erstellt wurden. Dateien, die in der Microsoft Office-Suite erstellt wurden, können somit über searchit auf Veränderungen nachverfolgt werden. Word, Excel, PowerPoint und weitere Apps in Microsoft 365 enthalten eine integrierte Versionsverfolgung, die ebenfalls übersichtlich in searchit zugänglich ist.
Ist searchit effektiver für Microsoft Office-Anwendungen oder Microsoft 365?
Eine unternehmensinterne Suchmaschine bietet für beide Anwendungsfälle Vorteile: Unternehmen setzen das cloudbasierte Microsoft 365 gerne ein, da durch MS Teams, OneDrive und SharePoint viele Plattformen zum Teilen von Dateien und leichter Online-Kollaboration zur Verfügung stehen. Leider sieht die Realität oft so aus, dass sich relevante Dateien und Team-Dokumente über all jene Plattformen plus die firmeninternen Server verteilen. Mit dem Einsatz von searchit können User über eine zentrale Eingabemaske in all diesen Oberflächen suchen – effiziente Zusammenarbeit ist nicht mehr von einer peinlich genauen Datenmanagement abhängig.
Im Falle der lokal installierten Microsoft Office-Suite, stellt searchit ein web-basiertes Bindeglied dar: Mitarbeiter können mit den passenden Zugriffsrechten problemlos einsehen, auf welchem Server eine gesuchte Datei zu finden ist. Selbst wenn keine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zugelassen wird, kann Enterprise Search die Zusammenarbeit in hybriden Teams erheblich verbessern.
Wie funktioniert die Volltextsuche in searchit?
Mit Eingabe eines Suchbegriffs in die Oberfläche von searchit durchsuchen Sie gleichzeitig alle indizierten Dateien in den angeschlossenen Datenquellen. Dank der umfangreichen Konnektoren können Sie in lokalen Netzlaufwerken und Servern, wie auch in SharePoint, Teams, OneDrive, Outlook sowie anderen Mail-Servern und Cloud-Plattformen simultan suchen. Als Enterprise Search Software, indiziert searchit alle Microsoft Office-Dateien samt ihrer Inhalte. User profitieren von einer Volltextsuche, die Dateiinhalte jedes Dateityps und sogar früherer Versionen berücksichtigt. Der Zugriff auf Dateien in einer quasi unbegrenzten Speichergröße geht somit intuitiv und in Sekundenschnelle von der Hand.
Wie kann ich den Versionsverlauf von Word, Excel, etc. in searchit durchsuchen?
Im Zuge der regelmäßigen Indizierung aller Dateien in den angeschlossenen Quellen erkennt die Enterprise Search searchit, welche Dateien verändert oder neu erstellt wurden. Dateien, die in der Microsoft Office-Suite erstellt wurden, können somit über searchit auf Veränderungen nachverfolgt werden. Word, Excel, PowerPoint und weitere Apps in Microsoft 365 enthalten eine integrierte Versionsverfolgung, die ebenfalls übersichtlich in searchit zugänglich ist.
Ist searchit effektiver für Microsoft Office-Anwendungen oder Microsoft 365?
Eine unternehmensinterne Suchmaschine bietet für beide Anwendungsfälle Vorteile: Unternehmen setzen das cloudbasierte Microsoft 365 gerne ein, da durch MS Teams, OneDrive und SharePoint viele Plattformen zum Teilen von Dateien und leichter Online-Kollaboration zur Verfügung stehen. Leider sieht die Realität oft so aus, dass sich relevante Dateien und Team-Dokumente über all jene Plattformen plus die firmeninternen Server verteilen. Mit dem Einsatz von searchit können User über eine zentrale Eingabemaske in all diesen Oberflächen suchen – effiziente Zusammenarbeit ist nicht mehr von einer peinlich genauen Datenmanagement abhängig.
Im Falle der lokal installierten Microsoft Office-Suite, stellt searchit ein web-basiertes Bindeglied dar: Mitarbeiter können mit den passenden Zugriffsrechten problemlos einsehen, auf welchem Server eine gesuchte Datei zu finden ist. Selbst wenn keine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten zugelassen wird, kann Enterprise Search die Zusammenarbeit in hybriden Teams erheblich verbessern.
Mit Enterprise Search
fast alles durchsuchen
Unsere Enterprise Search Software lässt Sie dank vieler Konnektoren nahezu alle Quellen durchsuchen. searchit crawlt Ihre Scans und Bilder von Texten vollautomatisch & führt eine automatische Texterkennung durch. Die Einbindung dieser zusätzlichen Suchquellen macht die Suche noch effezienter.
Bildtexte mit Texterkennungs-Plugin durchsuchen
Durch den Einsatz des verfügbaren OCR Plugins werden auch Texte in Bildern und bildhaften PDF-Dateien durchsuchbar. Das Plugin erkennt alle Texte in den Dateien und speichert den erkannten Text markier- und kopierbar ab. So können zum Beispiel auch Scans durchsucht werden.
Zahlreiche inhaltsbasierte Filtermöglichkeiten
Durch zahlreiche inhaltsbasierte Filtermöglichkeiten können Suchtreffer mit nur einem Klick eingeschränkt werden. Unter anderem stehen höchst intuitive grafische Suchfilter – beispielsweise für Autor und Speicherort – sowie Zeitdimensionsfilter zur Verfügung. Je nach Suchart werden die vorhandenen Filter angepasst.
Kontakt
Wir setzen auf ganzheitlichen Service & auf eine High End Enterprise Search Engine. Kontaktieren Sie uns.
