Hochmoderne Onsite Suche für Bayerns Behörden

Im Frühjahr 2021 erfolgte der Startschuss für die Kooperation zwischen dem Bayrischen Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung (LDBV) und Iphos IT Solutions, die mit searchit eine sichere und besonders userfreundliche Enterprise Search Lösung auf den Markt gebracht hatten. Ziel der Zusammenarbeit war es, eine effiziente und barrierefreie Suchfunktion für die mehr als 400 Websites der Bayrischen Ämter hinweg zu implementieren. Datensicherheit und Skalierbarkeit standen dabei von Anfang an im Mittelpunkt. Mittlerweile werden mit der Onsite Suche von searchit rund eine Viertel Million Suchanfragen im Monat verarbeitet.

Arbeit im Homeoffice


Drei Jahre Zusammenarbeit zwischen LDBV und searchit

Digitalisieren, vernetzen und vermessen – dafür steht das Landesamt für Digitalisierung, Breitband und Vermessung (LDBV) im Freistaat Bayern. Es fungiert gleichzeitig als zentraler IT-Dienstleister, erster Ansprechpartner für Breitbandausbau und Erfasser von Geobasisdaten. Zudem ist das Landesamt auch Aufsichtsbehörde über mehr als 70 Ämter und Außenstellen. Um sowohl den rund 3.700 Mitarbeitern des LDBV wie auch allen Bürgern eine umfassende Multisite Suche auf allen Websites der Bayrischen Ministerien und Ämter zu Verfügung zu stellen, setzt das LDBV nunmehr seit drei Jahren auf die Enterprise Search Lösung searchit.

„Die maßgeschneiderte Anpassung unserer Services und die Garantie für hohe Datensicherheit gehören zu den Leitprinzipien unseres Unternehmens. Wir freuen uns sehr, dass wir dadurch in der europaweiten Ausschreibung des LDBV überzeugen konnten,“ so Christoph Wendl, CEO des österreichischen IT-Dienstleisters Iphos IT Solutions, das hinter der Entwicklung von searchit steht. „Eine effiziente Suchfunktion ist für Websites der öffentlichen Hand enorm wichtig, um relevante Informationen den Bürgern und Mitarbeitern einfach und unkompliziert zugänglich zu machen,“ erklärt Herr M., Systems Engineer bei der LDBV, die Motivation hinter dem Projekt. „Das Team von Iphos IT Solutions brachte von Anfang an ein gutes Verständnis für die speziellen Anforderungen des öffentlichen Sektors mit. Dazu gehörten natürlich alle Fragen rund um das Thema Datensicherheit, aber auch eine ämterübergreifende Suche nach den Dienstleistungen der bayrischen Behörden,“ so M., der das Projekt schon seit dem Start 2021 begleitet, weiter.

 

Maßgeschneiderte Entwicklung zur Gewährleistung höchster Sicherheitsstandards

IT-Security hat höchste Priorität bei den Projekten des LDBV, insbesondere bei der Integration von Drittanbieter-Software. „Standardmäßig wird unsere Anwendung auf den Iphos-Servern gehostet,“ erklärt Wendl. „Um dem LDBV mehr Kontrolle über die Einhaltung ihrer Sicherheitsstandards zu gewährleisten, wurde searchit auf acht vom Landesamt zur Verfügung gestellten virtuellen Maschinen implementiert.“ Dadurch werden die Maßnahmen zur IT-Sicherheit exakt nach den Vorgaben des LDBV umgesetzt. Zusätzlich besteht die Möglichkeit den Anwendungsbereich von searchit jederzeit zu erweitern. „Auch Updates der Software werden nach verschlüsselter, externer Übertragung direkt vor Ort seitens des LDBV durchgeführt. Der Upload auf alle Instanzen wird dadurch deutlich schneller,“ erklärt Wendl.

 

Multisite Suche in über 400.000 Seiten und Dokumenten

Die Basis der Enterprise Search Software searchit ist eine Volltextsuche in diversen Datenquellen – vom File- und Webserver, über Mailserver, Datenbanken und mehr – mit zusätzlichen Funktionalitäten wie z.B. der automatischen Kategorisierung. Auch auf Websites wird damit die Suche in nahezu allen Dateiformaten möglich, dank Optical Character Recognition sogar in Scans und Bildern. Beim LDBV wurden rund 405 übergreifende Websites genauestens gecrawlt und indiziert. Zählt man alle indizierten Landing Pages, Bilder, Dokumente, Veranstaltungen und mehr zusammen, können bereits über 400 000 Dateien durchsucht und gefunden werden – Tendenz steigend.
„Intuitive Suchfelder auf Websites, die auch die richtigen Ergebnisse liefern, verhindern hohe Absprungraten. Für die bayrischen Ministerien und Ämter bedeutet das zudem, dass Bürger unkompliziert die gewünschten Informationen finden und ebenso mit Leichtigkeit zwischen den verwandten Internetauftritten der Ministerien und Ämtern navigieren können,“ zählt Wendl die Vorteile von searchit auf. „Suchen beispielsweise Bürger über die Website Suchfunktion nach Informationen ihres lokalen Finanzamts, werden ihnen auch relevante Ergebnisse aus der Haupt-Website des Bayrischen Finanzamts angezeigt.“

 

Einfache Installation, barrierefreie Anwendung

Welche Features der Site Search auf jeder der 405 Websites implementiert werden, obliegt schlussendlich den Ämtern selbst. Mit der individuellen Anpassbarkeit des searchit Such-Widgets können Web-Administratoren vor Ort entscheiden, welche Funktionalitäten, Filter und Sortiermöglichkeiten für ihre User am Wichtigsten sind und welche übergreifenden Seiten mittels Multisite-Suche durchsucht werden sollen. Die Ergebnisdarstellung wird dabei mit einer bildhaften Vorschau des gefundenen Dokuments oder der Webseite, die sich beim Mouse-Over vergrößert, ergänzt. Das Auffinden der gesuchten Informationen wird so noch einfacher. „Barrierefreiheit ist uns, wie auch dem LDBV, ein großes Anliegen: Unsere Enterprise Search Lösung ist mit Text-to-Speech-Anwendungen kompatibel und erlaubt das Vorlesen von Suchergebnissen für Personen mit Sehschwächen,“ erklärt Wendl.
Drei Jahre nach der Implementierung spricht der Erfolg der Onsite Search in den Nutzerstatistiken ein deutliches Wort. „Mittlerweile können wir rund 230.000 Suchanfragen pro Monat auf all unseren Behörden-Websites verzeichnen,“ freut sich Herr M.. „Für uns ist das ein deutliches Zeichen, dass unserer Multisite Suche mit searchit bei den Usern sehr gut ankommt. Die Zusammenarbeit mit Iphos hat uns genau die Suchfunktion gebracht, die sich die Benutzer unseres Webangebots gewünscht haben. Damit sind wir auch für die Zukunft gut gerüstet.“

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Mehr Informationen zu den neuen Features von searchit:
searchit-enterprise-search.com

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