Neue Enterprise Search Lösung speziell für den öffentlichen Sektor

searchIT gov edition: Mit einer internen Suchmaschine gegen Datenfluten in Gemeinde und Stadt

Gerade das letzte Jahr hat gezeigt, dass Digitalisierung auch für alle Bereiche des öffentlichen Lebens unabdingbar ist. Mit einer auf künstlicher Intelligenz basierten Enterprise Search Software wurde hierfür mit searchIT gov edition eine Lösung geschaffen, die nicht nur Unternehmen, sondern auch Behörden und Gemeinden ein wertvolles Tool für mehr Effizienz durch Prozessautomatisierung und mit einem hohen Sparpotential an Arbeitszeit und finanziellen Mitteln an die Hand gibt.

von | Jul 2, 2021 | Enterprise Search

Arbeit im Homeoffice

 

Datensicherheit auch für sensible Personendaten

„Die andauernde COVID Situation stellt viele Unternehmen, aber auch Organisationen vor große Herausforderungen,“ weiß Christoph Wendl, CEO des Wiener IT-Unternehmens Iphos IT Solutions und Entwickler der innovativen Enterprise Search Software searchIT aus der täglichen Praxis. „Neben den bisher täglich anfallenden Arbeiten haben Gemeinden und andere Regierungsorganisationen zurzeit auch mit der Verwaltung von Impfstatistiken, Test- und anderen Daten zu kämpfen.“

Um Regierungsorganisationen bei der Bewältigung der alltäglichen Datenflut inklusive der COVID-Daten beizustehen, stellt das österreichische Unternehmen searchIT eine Digitalisierungsoffensive vor. Im Rahmen der Offensive „Österreich sucht“ sollen mithilfe von 50 Gemeinden und Städten die Funktionen der Enterprise Search Engine searchIT gov edition unter Beweis gestellt und die Software optimal an die Anforderungen des öffentlichen Sektors angepasst werden.

Gemeinden verarbeiten und speichern derzeit neben dem normalen Datenaufkommen täglich COVID-bedingt gesundheitsbezogene und vor allem vertrauliche personenbezogene Daten. Daher ist es besonders wichtig, auf entsprechende Datensicherheit zu achten. searchIT gov edition greift auf entsprechende Berechtigungssysteme zurück, die dafür sorgen, dass die sensiblen Daten nicht in falsche Hände geraten.

Kein Home-Office für Beamte?

Trotz oder gerade wegen der Pandemie ist es wichtig, besten Bürgerservice zu bieten. Ein digitaler Bürgerservice hilft hier auch den Angestellten des öffentlichen Sektors mehr Zeit im Homeoffice zu ermöglichen und so nicht notwendige Kontakte einzuschränken. Durch die optimierte, Website-übergreifende Suchfunktion von searchIT gov edition können ausgewählte Dokumente, Informationen und Statistiken auch Personen außerhalb des Amtes zur Verfügung gestellt werden. Die Einbindung aller verfügbaren Quellen, wie Fileserver, Mailserver, Datenbanken oder Websites sorgt dafür, dass alle benötigten Daten immer verfügbar sind und ermöglicht so ein örtlich flexibles Arbeiten.

 Personalisierte Suche für alle Mitarbeiter:innen

searchIT gov edition macht es möglich, allen Mitarbeiter:innen eine personalisierte Suche zur Verfügung steht. So kann die Suchmaschine laufend dazulernen und findet immer schneller die gesuchten Dateien. Statt sich mühsam durch die Hierarchien im Windows-Explorer zu klicken, können Angestellte so einfach nach den gesuchten Dokumenten, Mails oder Datenbankeinträgen „googeln“. Zahlreiche intuitive Filtermöglichkeiten wie Dateityp, Datum, Autor, etc. lassen den User schnell und unkompliziert finden, wonach er gesucht hat. Gespeicherte Suchen für Routineaufgaben sparen ebenfalls Zeit.

Zeitsparen beim Öffnen von Dokumenten

searchIT gov edition verkürzt nicht nur den Suchvorgang selbst, auch der Zeitraum bis zum Öffnen der gefundenen Dokumente ist deutlich kürzer. Tests der Suchsoftware searchIT gov edition haben gezeigt, dass User bis zu 36% der notwendigen Zeit bis zur Anzeige eines Dokuments sparen können. „Das rechnet sich schnell,“ so Wendl. „Vor allem, wenn man bedenkt, wie viel Zeit bei der herkömmlichen Windows-Suche schon alleine dafür aufgewendet werden muss, das richtige Dokument bzw. die richtige Version davon zu finden.“

Mehr Zeit für wichtigere Dinge

Die schnelle Suche ist allerdings nicht der einzige Vorteil durch den Einsatz von searchIT gov edition. Durch Prozessautomatisierung können täglich anfallende Arbeiten recht einfach automatisiert werden. Eingehende E-Mails aber auch Briefpost können mittels künstlicher Intelligenz klassifiziert und an die richtige Abteilung oder die richtige Ansprechperson weitergeleitet werden. Die intelligenten Algorithmen unterstützen die öffentliche Verwaltung damit auch bei Aufgaben wie der Antragsprüfung.

„Die Mitarbeiter in den Gemeinden leisten zurzeit Unglaubliches. Wir denken, dass sie dabei die beste Unterstützung haben sollten,“ so Wendl abschließend. „Wenn searchIT gov edition hier hilft mit weniger Zeit- und Geldaufwand besten Bürgerservice zu bieten und Aufgaben wie Recherche, Dokumentenmanagement und Wissensmanagement, aber auch Medienbeobachtung durch die Einbindung von Onlinequellen, YouTube und sogar diversen Fernsehsendern einfacher und schneller zu bewältigen, dann haben wir unser Ziel erfüllt.“

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*Auf Basis von Erfahrungswerten und Messungen beträgt die durchschnittliche Kostenersparnis mit searchIT 70%.

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Mehr Informationen zu searchIT gov edition:
searchit-enterprise-search.com

Das Video zum Speed-Test beim Öffnen von Dokumenten:
YouTube

 

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