PDF-Dokumente spielen eine entscheidende Rolle bei der Speicherung von Informationen und im Dokumentenmanagement zahlreicher Unternehmen. Sie sind leicht zugänglich und werden von nahezu allen Betriebssystemen problemlos erkannt. Das Suchen nach spezifischen Informationen stellt jedoch oft eine Herausforderung dar, denn nicht jedes PDF ist einfach durchsuchbar. Erfahren Sie hier, wie Sie mit searchit gezielt nach Zahlen oder Schlüsselbegriffen in mehreren PDFs suchen:
Durchsuchen von PDF-Dateien leicht gemacht
Mit searchit schnell Infos in durchsuchbaren und nicht-durchsuchbaren PDFs finden.
Was sind PDFs?
PDF steht für „Portable Document Format“ und ist ein Dateiformat, das von Adobe Systems entwickelt wurde. PDF-Dateien sind weit verbreitet und werden für die Darstellung von Dokumenten in einem plattformunabhängigen Format verwendet. Sie behalten das ursprüngliche Layout, die Schriftarten und die Formatierung eines Dokuments bei, unabhängig vom verwendeten Betriebssystem oder der Software. PDF-Dateien können Text, Bilder, Hyperlinks, Formulare und andere Elemente enthalten. Die Software-Suite Adobe Acrobat, aber auch diverse weitere Software-Tools ermöglichen dabei die Erstellung, Bearbeitung und Anzeige von PDF-Dokumenten.
Was versteht man unter OCR?
PDFs können schwer durchsuchbar sein, da sie oft aus gescannten Bildern bestehen, die Computer nicht als Text erkennen. OCR (Optical Character Recognition) ist eine Technologie, die Bildtext in durchsuchbaren Text umwandelt, indem sie Buchstaben und Wörter erkennt. Ohne optische Zeichenerkennung sind PDFs lediglich statische Bilder, die nicht nach Text durchsucht werden können, was die Suche und Bearbeitung erschwert.
Ist jedes PDF durchsuchbar?
PDF-Dateien können auf zwei verschiedene Arten erstellt werden: durchsuchbar und nicht durchsuchbar. Ein PDF ist in der Regel durchsuchbar, wenn ein Dokument von Anfang an digital erstellt wurde oder wenn gescannte Dokumenten mithilfe von OCR (Optical Character Recognition) in Text umgewandelt wurden. Nicht durchsuchbare PDFs enthalten Bilder, Grafiken oder Schrift, die nicht als maschinenlesbarer Text vorhanden sind. In manchen Fällen ermöglicht OCR-Software, Text aus Bildern zu extrahieren und in durchsuchbaren PDF-Dateien zu speichern.
Warum kann ich ein PDF nicht durchsuchen?
Ein PDF kann nicht durchsuchbar sein, wenn es als Bild oder Grafik erstellt wurde und keinen maschinenlesbaren Text enthält. Um die Suche zu ermöglichen, muss der Text in maschinenlesbaren Text umgewandelt werden, normalerweise durch OCR (Optical Character Recognition). Ohne diese Umwandlung bleibt das PDF nicht durchsuchbar.
Wie kann ich ein nicht-durchsuchbares PDF in ein durchsuchbares PDF umwandeln?
Um ein nicht-durchsuchbares PDF in ein durchsuchbares PDF umzuwandeln, benötigen Sie eine OCR-Software (Optical Character Recognition). Laden Sie das PDF in die OCR-Software, starten Sie die Texterkennung und speichern Sie das resultierende PDF. Die Texterkennung extrahiert den Text aus Bildern und macht das Dokument durchsuchbar.
Enterprise Search bringt Sie weiter
Effizientes Durchsuchen von PDFs mit searchit
Wie kann ich gleichzeitig mehrere PDF-Dateien durchsuchen?
Für die simultane Suche in mehreren PDF-Dateien, kann der Einsatz von Enterprise Search Software hilfreich sein. In der Eingabemaske von searchit können Sie gleichzeitig in allen verfügbaren PDFs aus verknüpften Datenbanken sowie Mail- und Fileservern, Cloud-Laufwerden, etc. suchen. Dies beschleunigt den Zugriff auf benötigte Informationen, da in hunderten oder tausenden von Dokumenten gesucht werden kann. Erweiterte Suchfunktionen wie Filter-Optionen und Sortierung nach Relevanz, helfen Ihnen schnell auf die gesuchten Informationen zuzugreifen, unabhängig von der Anzahl der durchsuchten PDFs.
Wie werden PDFs in searchit durchsucht?
Durch die zahlreichen Konnektoren können in searchit PDFs aus nahezu jeder Quelle erfasst und indexiert werden. Dabei werden die Metadaten aufgezeichnet, sowie die Inhalte von gescannten Textdokumenten und PDFs mittels OCR-Verfahren ermittelt. Über das zentrale Interface können Benutzer gleichzeitig in allen PDFs suchen, zu den denen sie Zugriff haben. Das Suchergebnis kann durch die umfangreichen Filter verfeinert werden: Ein besonderes Feature ist dabei die automatische Klassifizierung von Dokumenten, wobei thematische Inhalte durch künstliche Intelligenz erkannt als Tags gruppiert werden.
Wie kann ich PDFs nach Metadaten durchsuchen?
Beim Einsatz von Enterprise Search Software werden die Dateien in den verknüpfte Datenquellen erfasst und durchsuchbar gemacht. Berücksichtigt werden dabei nicht nur die Inhalte, sondern auch die Metadaten. Für eine effiziente, schnelle Suche ermöglicht searchit die Sortierung nach Relevanz, Titel, Erstellungs- und Änderungsdatum und vielen weiteren Optionen. Metadaten zu den Suchergebnisse können außerdem durch interaktive Filter weiter sortiert werden. Durch Klick auf das gewünschte Element werden die Ergebnisse weiter gefiltert: z.B. nach Quelle, Dateityp, Autor oder Sprache, um nur ein paar der Filteroptionen zu nennen.
Wie unterscheidet sich das Suchen mit Enterprise Search Software und Adobe Acrobat?
Enterprise Search ist darauf ausgelegt, gleichzeitig in großen Mengen von Dokumenten und verschiedenen Dateiformaten zu suchen, einschließlich PDFs. Es bietet erweiterte Suchfunktionen, Filterung und Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Adobe Acrobat hingegen ist ein PDF-Viewer und Editor, der sich hauptsächlich auf einzelne PDF-Dokumente konzentriert. Es ermöglicht detaillierte Bearbeitung, Kommentare und Notizen, bietet jedoch begrenzte Funktionen zur simultanen Suche und Verwaltung großer Dokumentenmengen. Die Wahl hängt von den Anforderungen ab: Adobe Acrobat ist ausreichend für die Suche in Einzeldokumenten, searchit unterstützt Sie bei umfassenden Suchen, durch OCR auch in bildhaften, also normalerweise nicht durchsuchbaren PDFs.
Wie kann ich gleichzeitig mehrere PDF-Dateien durchsuchen?
Für die simultane Suche in mehreren PDF-Dateien, kann der Einsatz von Enterprise Search Software hilfreich sein. In der Eingabemaske von searchit können Sie gleichzeitig in allen verfügbaren PDFs aus verknüpften Datenbanken sowie Mail- und Fileservern, Cloud-Laufwerden, etc. suchen. Dies beschleunigt den Zugriff auf benötigte Informationen, da in hunderten oder tausenden von Dokumenten gesucht werden kann. Erweiterte Suchfunktionen wie Filter-Optionen und Sortierung nach Relevanz, helfen Ihnen schnell auf die gesuchten Informationen zuzugreifen, unabhängig von der Anzahl der durchsuchten PDFs.
Wie werden PDFs in searchit durchsucht?
Durch die zahlreichen Konnektoren können in searchit PDFs aus nahezu jeder Quelle erfasst und indexiert werden. Dabei werden die Metadaten aufgezeichnet, sowie die Inhalte von gescannten Textdokumenten und PDFs mittels OCR-Verfahren ermittelt. Über das zentrale Interface können Benutzer gleichzeitig in allen PDFs suchen, zu den denen sie Zugriff haben. Das Suchergebnis kann durch die umfangreichen Filter verfeinert werden: Ein besonderes Feature ist dabei die automatische Klassifizierung von Dokumenten, wobei thematische Inhalte durch künstliche Intelligenz erkannt als Tags gruppiert werden.
Wie kann ich PDFs nach Metadaten durchsuchen?
Beim Einsatz von Enterprise Search Software werden die Dateien in den verknüpfte Datenquellen erfasst und durchsuchbar gemacht. Berücksichtigt werden dabei nicht nur die Inhalte, sondern auch die Metadaten. Für eine effiziente, schnelle Suche ermöglicht searchit die Sortierung nach Relevanz, Titel, Erstellungs- und Änderungsdatum und vielen weiteren Optionen. Metadaten zu den Suchergebnisse können außerdem durch interaktive Filter weiter sortiert werden. Durch Klick auf das gewünschte Element werden die Ergebnisse weiter gefiltert: z.B. nach Quelle, Dateityp, Autor oder Sprache, um nur ein paar der Filteroptionen zu nennen.
Wie unterscheidet sich das Suchen mit Enterprise Search Software und Adobe Acrobat?
Enterprise Search ist darauf ausgelegt, gleichzeitig in großen Mengen von Dokumenten und verschiedenen Dateiformaten zu suchen, einschließlich PDFs. Es bietet erweiterte Suchfunktionen, Filterung und Anpassung an die spezifischen Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Adobe Acrobat hingegen ist ein PDF-Viewer und Editor, der sich hauptsächlich auf einzelne PDF-Dokumente konzentriert. Es ermöglicht detaillierte Bearbeitung, Kommentare und Notizen, bietet jedoch begrenzte Funktionen zur simultanen Suche und Verwaltung großer Dokumentenmengen. Die Wahl hängt von den Anforderungen ab: Adobe Acrobat ist ausreichend für die Suche in Einzeldokumenten, searchit unterstützt Sie bei umfassenden Suchen, durch OCR auch in bildhaften, also normalerweise nicht durchsuchbaren PDFs.
Mit Enterprise Search
fast alles durchsuchen
Unsere Enterprise Search Software lässt Sie dank vieler Konnektoren nahezu alle Quellen durchsuchen. searchit crawlt Ihre Scans und Bilder von Texten vollautomatisch & führt eine automatische Texterkennung durch. Die Einbindung dieser zusätzlichen Suchquellen macht die Suche noch effezienter.
Bildtexte mit Texterkennungs-Plugin durchsuchen
Durch den Einsatz des verfügbaren OCR Plugins werden auch Texte in Bildern und bildhaften PDF-Dateien durchsuchbar. Das Plugin erkennt alle Texte in den Dateien und speichert den erkannten Text markier- und kopierbar ab. So können zum Beispiel auch Scans durchsucht werden.
Zahlreiche inhaltsbasierte Filtermöglichkeiten
Durch zahlreiche inhaltsbasierte Filtermöglichkeiten können Suchtreffer mit nur einem Klick eingeschränkt werden. Unter anderem stehen höchst intuitive grafische Suchfilter – beispielsweise für Autor und Speicherort – sowie Zeitdimensionsfilter zur Verfügung. Je nach Suchart werden die vorhandenen Filter angepasst.
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