Дигиталното премахване на бъркотията стана лесно: 5 съвета за най-добрите стратегии

Повече пространство и повече сигурност

Съвет 1: Премахнете неизползвания софтуер

Остарелите и вече ненужни софтуерни решения не само заемат място на сървърите и клиентските компютри, но често представляват и значителен риск за сигурността. Тези неизползвани и най-вече без корекции програми предлагат на хакерите добре дошъл портал, с който могат да получат достъп до други области на ИТ инфраструктура на фирма. Възползвайте се от спокойните дни между празниците, за да разгледате софтуера, инсталиран на вашите устройства. С инструмента за „Добавяне или премахване на програми“ на Windows можете бързо да видите колко място за съхранение използва всяка инсталирана програма и можете бързо и лесно да премахнете софтуер, от който вече не се нуждаете.

Дори малките животни правят бъркотии

Съвет 2: Изчистете имейл кутиите

Несъмнено не всеки имейл, който четете, може просто да бъде изтрит; в крайна сметка електронната кореспонденция също подлежи на определени изисквания за съхранение. Но ръката на сърцето – колко от безбройните бюлетини, които хвърчат във входящите кутии всеки ден, всъщност се четат, а не просто се запазват за „Ще го прочета по-късно“, което се избутва по-далеч в бъдещето? Решение за корпоративно търсене може да бъде полезно за отделянето на зърното от плявата и обявяването на война на пощенските кутии, които са твърде големи. Решенията за корпоративно търсене ви позволяват интелигентно да търсите и филтрирате набори от данни (имейли, файлове, записи в бази данни и т.н.) въз основа на тяхното съдържание във всички източници за съхранение в компанията. Такъв софтуер може да се използва и за намиране и филтриране на имейли според голямо разнообразие от критерии. Абонаментите могат да бъдат намерени и анулирани бързо, а имейлите могат лесно да бъдат изчистени.

Съвет 3: Избягвайте прикачени файлове – спестете място за съхранение и CO2

Брошури, доклади, оферти, договори, снимки – много документи не само живеят на файлови сървъри и персонални компютри, но и раздуват пощенските кутии на податели и получатели.

„Един и същи документ често се намира в множество версии, понякога с различни имена на файлове, но с едно и също съдържание, на сървърите на компанията. Много от тези дубликати бяха изпратени като прикачени файлове“, казва Кристоф Вендл, главен изпълнителен директор на виенската ИТ компания Iphos IT Solutions. „По-безопасно и по-ефективно по отношение на ресурсите е да не изпращате документи, които се изискват отново и отново, като снимки на продукти и брошури, като прикачени файлове, а по-скоро да ги направите достъпни чрез връзка към облачно хранилище за споделяне на файлове. След това документите могат да бъдат прочетени или изтеглени от получателя, без да натоварват пощенските сървъри в безброй копия. За поверителни документи можете също да работите със защитен с парола достъп,” продължава Вендл.

Имейл с голям прикачен файл причинява около 50 g CO2, докато CO2 отпечатъкът на обикновен имейл с връзка е само около 5 g. Ако избягвате да изпращате прикачени файлове директно - например чрез използване на решение за споделяне на файлове като shareit, базирано на Nextcloud - не само спестявате място за съхранение, но и правите нещо срещу изменението на климата.

Халали! Търсене на дубликати в пощенския и файловия сървър

Съвет 4: Намерете и изчистете дублиращите се файлове

Често оплакван проблем в организациите е множеството версии на един и същи файл, които често са разпръснати в различни източници на данни под различни имена и по този начин успешно се противопоставят на тяхното унищожаване. Решенията за корпоративно търсене от най-високо ниво могат да помогнат тук. Корпоративният софтуер за търсене предлага търсенеit Текущата версия на австрийския производител на софтуер Iphos IT Solutions също предлага плъгин за управление на пространството за съхранение, който е предназначен за откриване на дубликати.

Специално разработен алгоритъм проверява всички документи, свързани със софтуера за търсене, за дубликати. The searchit Алгоритъмът изчислява така наречената контролна сума за всеки документ и я съхранява в индекса. Ако контролна сума съществува няколко пъти след индексирането, това са точни дубликати на документ. Дори ако копие на документ е преместено на друго място, изпратено като прикачен файл или преименувано, търсетеit Откривайте дубликати във всички свързани източници на данни – независимо дали на файловия сървър, пощенския сървър, уеб сървъра или на компютрите.

„Намирането на дубликати беше искане, което често искахме, за да разширим нашето решение за търсенеit. Това е мястото, където се губи много място за съхранение в повечето организации. Това струва пари за закупуване на допълнителна инфраструктура, но също и за енергийни разходи за текущата работа на сървърите и решенията за съхранение. Във времена на нарастващи разходи за енергия и хардуер, това не е маловажен фактор“, казва Вендл.

Съвет 5: Решете първо най-големите проблеми с по-добър преглед

Както е известно, първо трябва да осъзнаете проблема, за да можете да се справите с него. Организациите обаче често дори не са наясно какво се е натрупало в различните хранилища за данни с течение на времето и колко място за съхранение на данни трябва да се използва за това. Търсенето на софтуер за корпоративно търсене печели точки с визуализацията на пространството за съхранениеit също и в графичното представяне на заетата памет за данни. Независимо дали разделението на дублиращите се документи трябва да се показва като процент или въз основа на необходимото съхранение - плъгинът „Управление на съхранението“ позволява структурирано подреждане на съхранението на данни. Изтриването на файлове, които вече не са необходими, може по избор да се извърши на принципа на четирите очи. Всяка заявка за изтриване трябва да бъде одобрена от оторизиран потребител.

Всеки ден е добър ден да започнете да овладявате хаоса на данните чрез рационализирана структура. Наближаващият край на годината може да ви мотивира малко повече да се заемете с дигиталното разчистване и да започнете новата година с подредено съхранение на данни.