Обслужването на гражданите започва от началната страница

Как иновативните технологии опростяват достъпа до публична информация в мрежата

Дали информацията и формулярите, които търсят, могат да бъдат намерени ефективно чрез функцията за търсене на уебсайта, пряко влияе върху качеството на услугата в очите на гражданите. Следователно предоставянето на данни по удобен за потребителя начин е една от най-важните стъпки в цифровизацията в публичния сектор. Тази статия има за цел да покаже как оптимално може да се реализира търсене на място в общинските сайтове и какви предимства носи това – както за гражданите, така и за администрацията.

Дигитализацията като възможност за по-високо качество на услугата

Цифровизацията предлага отлична възможност за опростяване на достъпа до обществени услуги. Най-добрият пример за това е успехът на приложението „Дигитален офис“. Над един милион австрийци вече използват приложението, за да извършват удобно официален бизнес от своя смартфон. „Подписването на официални документи или подаването на заявления, докато седите в кафене, без изобщо да се налага да посещавате офис лично – това е голяма стъпка към по-ефективна и удобна за гражданите администрация“, казва Кристоф Вендл, главен изпълнителен директор на Iphos IT Solutions GmbH. Виенската компания разполага с вътрешна търсачка на компанията и търсене на място searchit от дълго време се развива и се занимава интензивно с изискванията на публичния сектор. От годината на Корона 2020 Iphos IT Solutions води кампанията „Австрия търси!“. Офанзива на цифровизацията за правителствените организации”.

Търсене на място – търсете цялата информация и формуляри на уебсайт

Когато уебсайтовете се пуснат в експлоатация, важността на търсенето често не се взема предвид - обаче, след като уебсайтът достигне определено ниво на сложност и размер, стандартните функции за търсене достигат своите граници. Една от причините за това: файловете се търсят само за заглавия, но не и за съдържание и метаданни. Основен недостатък е, когато официалните формуляри, правните текстове и разпоредбите се наименуват със съкращения, които са безсмислени за непрофесионалистите. Понякога се случва гражданите да си блъскат главата над остаряла версия на формуляр, докато връзката към текущия формуляр е скрита в някоя подстраница.
Ключов елемент на съвременните уебсайтове, особено за градовете, е интуитивната функция за търсене директно на страницата. Това така наречено търсене на място позволява на потребителите бързо да намерят информацията, която искат, без да се налага да навигират в безброй менюта. „Представете си, че можете да намерите всичко от работно време, събития до конкретни правни подробности с едно щракване – това е търсене на място“, обяснява Вендл.
По-нататъшното развитие на публичната администрация в цифровото пространство служи преди всичко за постигане на по-добри услуги за гражданите. „Достъпът до цялата информация, от която се нуждаем, от общински жилища, здравеопазване, данъци до културни събития, трябва да бъде лесен и бърз за всички“, продължи Вендл. „Нашият софтуер за корпоративно търсене searchit има за цел да допринесе за такава ориентирана към гражданите услуга с удобното си търсене на място.“

Търсете илюстративни документи като сканирания и изображения с едно щракване

„Общините трябва да управляват много различни медии: от изображения, бази данни до статии във вестници и формуляри. За да предложим възможно най-ефективното търсене, с searchit „Почти всеки файлов формат може да бъде търсен, дори сканирани документи и изображения“, обяснява Wendl. За тази цел друг иновативен инструмент може да бъде интегриран в цифровия инструментариум на публичния сектор: технологията OCR, съкращение от „оптично разпознаване на символи“. Тази техника превръща сканирани документи и снимки в текст, който може да се търси и чете. „Дори ако имате само снимка на документ, нашата система може да разпознае текста в изображението и да го направи годен за търсене. Това прави много по-лесно намирането на конкретна информация в различни документи.“

Multisite Search – Цялостно търсене за всички общински услуги

Федерални, щатски и местни власти – в повечето държави публичният сектор работи на много нива – и това се отразява в цифровото пространство. За гражданите не винаги е ясно към коя институция и ведомство могат да се обърнат с тревогите си. В най-лошия случай обаждането завършва в телефонна верига, която след няколко пренасочвания завършва в задънена улица.
„Много общини предлагат различни уебсайтове – от социални институции до туристически асоциации“, казва Вендл. „Оптимално тук се използва многосайтово търсене: вид функция за супер търсене, която прави възможен достъп до информация от различни свързани уебсайтове едновременно. Това означава, че един гражданин може да види както местните наредби, така и националните закони само с едно искане.“

За да създаде такава връзка на информация между държавни и местни служби, Iphos IT Solutions внедри searchit многосайтово търсене за Държавната служба за широколентов достъп и геодезия в Бавария. LDBV поддържа над 400 официални баварски уебсайта с информация като правни текстове. с searchit Например, гражданите могат също да намерят подходяща информация от главната страница на баварската данъчна служба на тези уебсайтове на всяка общинска данъчна служба - и обратно." Всеки месец се правят около четвърт милион заявки за търсене в баварските служби уебсайтове searchit извърши и претърси стотици хиляди файлове в различни формати, използвайки пълнотекстово търсене.

Приобщаване чрез безпрепятствено представяне на резултатите

Общините и градовете имат специална отговорност да направят информацията си достъпна и достъпна. Вендл съобщава как searchit разглежда това изключително важно изискване в публичния сектор: „Важен аспект от нашата работа е да гарантираме, че информацията е достъпна за всеки, независимо от физическите ограничения. Разчитаме на „ReadSpeaker“. Този софтуер прави текстовете достъпни чрез говорен изход. Това означава, че хората със зрителни увреждания могат лесно да получат достъп до информация – просто като съдържанието им бъде прочетено.“

Управление в дигиталното пространство вместо в чакалнята

Ако на въпросите може да се отговори, без да се налага да се обаждате или посещавате офиса, се освобождават повече ресурси за длъжностни лица и служители. Във време, в което има недостиг на квалифицирани работници в обществените пространства, това означава по-малко обработка за служителите и подобрено качество на услугите за гражданите – печеливша ситуация. Опашките и чакалните също са облекчени и процесите могат да протичат по-бързо и по-прозрачно.

„Ние знаем за организационните усилия, които представлява управлението на съдържанието на публични уебсайтове", казва Wendl от опит. „С използването на ефективно търсене проблемите могат да бъдат решени, преди да възникнат. „От нашите приоритети на проекта ние също така сме наясно със специалните изисквания към интернет сигурността в публичния сектор и премахваме потенциалните пропуски в сигурността от самото начало“, обещава Вендл в заключение.