Enterprise Search Boost 2021

Enterprise Search Solutions – also unternehmensinterne Suchmaschinen – waren 2020 am aufsteigenden Ast. Grund dafür waren zum einen die gigantischen Entwicklungssprünge beim Einsatz von künstlicher Intelligenz, aber auch der durch die Pandemie bedingte deutlich verstärkte dezentrale Einsatz von Mitarbeitern im Homeoffice sowie längerfristige, krankheitsbedingte Ausfälle. Enterprise Suchmaschinen halfen Unternehmen in diesen schwierigen Zeiten Arbeitszeit und Kosten zu sparen und das Wissensmanagement im Unternehmen zu optimieren. Wir haben genauer hingesehen und sind sicher, dass sich der Enterprise Search Boost 2021 nicht nur halten, sondern noch verstärken wird.

von | Feb 1, 2021 | Enterprise Search

Dezentralisierung von Unternehmensstrukturen

Viele Arbeitsplätze wurden 2020 ins Homeoffice ausgelagert – ein Trend der sich auch 2021 fortsetzen wird. Bei optimaler Infrastruktur für Arbeitnehmer und Arbeitgeber eine Win-Win-Situation, berichtet Christoph Wendl, CEO des österreichischen Enterprise Search Anbieters searchIT:. „Der Einsatz von unternehmensinternen Suchmaschinen hat unserer Erfahrung nach hier deutlich zu einer Arbeitserleichterung und damit höheren Effizienz der von zuhause aus arbeitenden Mitarbeiter beigetragen,“ so Wendl. „Das schnelle Auffinden von für die eigene Arbeit wichtigen Daten mit vielfältigen Filtern- und Zusatzinformationen machte einiges an fehlendem Austausch mit Kollegen vor Ort wett. Wissensmanagement wie es optimalerweise sein soll. Die Arbeitgeber profitierten nicht nur von einer gesteigerten Effizienz ihres Teams, sondern auch von den diversen Auswertungsmöglichkeiten, die einen raschen Überblick über Zugriffe und Dokumentenbearbeitung bringen. Auch nach dem Ende der Pandemie wird für viele Unternehmen und ihre Mitarbeiter, die die Vorteile des dezentralisierten Arbeitens aus dem Homeoffice zu schätzen gelernt haben, das Arbeiten von zuhause aus ein wichtiges Thema bleiben.“

Unterstützung von Service und Support

Optimiertes Wissensmanagement, unterstützt durch KI-Lösungen war auch in den Service- und Support-Abteilungen einer wachsenden Zahl von Unternehmen ein wichtiges Thema – insbesondere die Punkte Automatisierung und optimiertes Knowledge Management. Top-Level Enterprise Search Lösungen unterstützen dabei bei der Prozessautomatisierung und optimiertem Wissensmanagement. Der Einsatz erfolgt dabei vor allem in den Bereichen Website, Kundenportal und der unternehmensinternen Suche für Supportmitarbeiter. „Mit einer unternehmensinternen Suchmaschine haben Kunden wie das Personal in den Service- und Supportabteilungen alle notwendigen Infos schnellstmöglich und vor allem in der aktuellsten Version an der Hand. Die Einarbeitungszeit von neuen Mitarbeitern wird dadurch drastisch verkürzt. Auch hier profitieren alle Beteiligten – höhere Zufriedenheit bei den Mitarbeitern und Kostenersparnis durch verbesserte Effizienz in der Kundenbetreuung“, berichtet Wendl aus der Praxis. „Der unkomplizierte, dezentrale Einsatz ist dabei natürlich auch ein Vorteil. Ob unterwegs bei Kunden, einer Filiale einer anderen Region oder aus dem Homeoffice – die relevanten Daten stehen auf Knopfdruck zur Verfügung. In unserer Enterprise Search Software searchIT haben wir eine erweiterte PDF-Vorschau für Dokumente aller Art integriert, die diesen dezentralen Einsatz weiter vereinfacht. So kann auch auf mobilen Geräten beim Einsatz vor Ort Einblick in Dokumente, für die sonst keine App zur Verfügung steht, genommen werden.“

Künstliche Intelligenz im Trend

Künstliche Intelligenz war und ist in den letzten Jahren ein besonders gehyptes Thema wenn es um Informationstechnologie geht. Auch bei Enterprise Search Solutions haben KI-Algorithmen und Machine Learning eine Fülle an verbesserten Funktionen gebracht. Automation bei der Kategorisierung von Schriftstücken und Dokumenten, semantische Suche, intelligente Filter – um nur einige Beispiele zu nennen – und sogar die automatisierte Analyse von Stimmungen, sogenannte Sentiment-Analysen haben bei Enterprise Search Engines von der einfachen Volltextsuche in Dokumenten zu einer wirklichen Entlastung bei Routineaufgaben geführt. „KI in Enterprise Search Anwendungen bringt Unternehmen heute einen echten Mehrwert“, erklärt Wendl. „Die KI-basierten Suchmaschinen bringen einen deutlichen Gewinn an Arbeitszeit, die für qualitative höhere Tätigkeiten eingesetzt werden kann. Die verbesserte Effizienz spart auch Geld – eine Tatsache, die in schwierigen Jahren wie 2020, aber sicher auch 2021 nicht unerheblich ist.“  

Thema Datenschutz

Enterprise Search und Datenschutz – passt das zusammen? „Aber ja! Die unternehmensinternen Suchmaschinen entsprechen nicht nur hohen Sicherheitsstandards – auch was den Datenschutz angeht“, weiß Wendl. „Wir haben die von uns entwickelte unternehmensinterne Suchmaschine searchIT mit einem DSGVO-Plugin ausgestattet, das Unterstützung bei Datenmanagement und Auskunftspflicht bietet. Damit soll die in den Jahren erheblich gestiegene Arbeitszeit für Abwicklung von Datenschutzauskünften, Lösch- und Berichtigungsanträgen deutlich reduziert werden. Gleichzeitig bringt die quellenübergreifende Suche in den Datenbergen, automatisierte Dokumentation und Historien-Funktion, sowie eine kontrollierte 4-Augen Löschfreigabe hier zusätzliche Sicherheit.“

Enterprise Search Lösungen haben in den letzten Jahren, ganz besonders im Pandemie-Jahr 2020 enorm an Bedeutung gewonnen. Wendl prognostiziert, dass sich dieser Trend auch 2021 fortsetzen und sogar verstärken wird. „2021 wird zu einem wahren Boost an Enterprise Search Anwendungen führen“, zeigt sich Wendl überzeugt.

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