PDF-Archive schnell & effizient durchsuchen – mit der intelligenten Enterprise Volltextsuche von searchit

Ja, genau dafür wurde searchit entwickelt. Ob hundert oder hunderttausende PDFs – searchit indexiert Ihre Dokumente und liefert blitzschnell punktgenaue Treffer über den gesamten Datenbestand hinweg.

Ja. Dank integrierter OCR-Funktion (Texterkennung) erkennt searchit auch Text in bildbasierten PDFs. Diese werden automatisch durchsuchbar gemacht – egal, ob es sich um eingescannte Dokumente oder ganze PDF-Archive handelt.

Ja, searchit lässt Sie alle PDFs auf all Ihren angebundenen Datenquellen (z.B. unterschiedliche Fileserver, Mailserver, Sharepoint, Cloud, Wikis, etc. mit einer Suchanfrage durchsuchen. Sie können die Ergebnisse auch nach Datenquelle filtern.

Ja. searchit unterstützt sowohl manuelles als auch automatisiertes Tagging (Datenklassifizierung). Beim automatisierten Taggen analysiert searchit den Dokumenteninhalt und vergibt von Ihnen zuvor definierte Tags (Schlagwörter). Ihre Tags stehen Ihnen danach als Filter zur Verfügung. Sie können diese alleine oder in Kombination mit weiteren Filtern verwenden. Alternativ können Sie Ihre Dokumente mit manuellen Tags versehen.

Sehen wir uns ein paar Beispiele an:

Beispiel 1:
Eine Stadtverwaltung verfügt über tausende PDFs zu Veranstaltungen in öffentlichen Parks. searchit erkennt Begriffe wie Parknamen, Jahreszahlen, Veranstaltungsarten oder Planungsstichworte – und versieht die PDFs mit passenden Tags. Für die Mitarbeiter  bedeutet das: Ohne langes Suchen können sie z. B. alle Planungsunterlagen zu „Stadtpark 2022“ mit nur zwei Klicks finden – auch ohne den genauen Dateinamen oder Text zu kennen.

Beispiel 2:
Rechtsanwaltskanzleien können Fall-Archive nach für sie relevanten Suchbegriffen taggen lassen und haben so stets die für einen Fall relevanten Dokumente an der Hand.

Beispiel 3:
Das automatisierte Taggen erlaubt es Ihnen, ohne großen Aufwand komplexe Arbeitsabläufe abzubilden. Gescannte Briefpost wird automatisch nach bestimmten Begriffen sortiert und klassifiziert, z.B. Rechnungen. Diese bekommen ein weiteres Tag, das die Notwendigkeit der Freigabe erkennen lässt und das Dokument in einen entsprechenden Ordner verschiebt. Die verantwortlichen Mitarbeiter bekommen automatisch eine Benachrichtigung, dass ein offener Task zur Entscheidung ansteht. So kann eine ganze Kette an Aufgaben schnell und präzise abgearbeitet werden. Nichts wird übersehen und Sie sparen Zeit und Kosten.

Ja. Sie können PDF-Dateien direkt aus der Anwendung öffnen, herunterladen oder kopieren und weiterleiten. Suchergebnislisten können auch als CSV-Export heruntergeladen werden.

Ja. Sie können Favoriten (Bookmarks) für oft verwendete Suchen speichern und sich automatisch per E-Mail informieren lassen, wenn neue Treffer gefunden werden – täglich, wöchentlich oder monatlich. So bleiben Sie immer up-to-date und sparten Zeit bei komplexen Suchanfragen.